人脈を作る仕組みづくり

インドネシアで社会保障関連の政策会合を主催・共催し、あるいは招待を受けて発言する機会が仕事を通して多い中で、この国独特の人脈構築の必要性を痛感している。インドネシアは個人のつながりが直接仕事につながる国であり、組織対応が苦手な国である。個人の繋がりがなければ仕事が進まない構造となっている。ビジネスを行っている人は多いが、公的機関と仕事をする機会がある人はそれほど多くないのではないだろうか。

日本や他の先進国では公的機関との関係において組織対応が普通である。そうでなければ公的機関を名乗ることはできない。担当者によって対応が違ったり、窓口が変われば対応が違うということがあってはならないが、インドネシアは残念ながらまだそのような状況にない。国の政策を司る行政機関と仕事をする際も同様で、個人的な繋がりがなければ政策対話の中に入ることすら困難である。

そのため約2年前から、個人的にWhatsAppを交換する機会を積極的に増やすことにした。これは非常に地道な作業の連続である。例えば、国際労働機関（International Labour Organization: ILO）の所長からレターを送付する際も、レターを送る公的な窓口が存在しない。どこに送るべきかは、それぞれの担当者や個人が個人的な繋がりで判断するしかない状況である。

日本国内であれば総務窓口に何かを送れば担当部署にその人がつなぎ、レターが届くことは普通である。しかしインドネシアではそのようなことはまずない。総務窓口に何かを伝えても全く伝わる可能性はない。窓口担当が上に繋がないのはもちろん、自分と関係ない部署についても横の繋がりが全くないからである。

公的機関と仕事をする際にも個人の繋がりが重要になってくる。裏返せば、汚職の可能性も非常に高くなってしまう。そのため汚職撲滅委員会が最近活発に活動している。個人の繋がりで仕事が公的機関でも決まっていくため、日常的な仕事においても組織対応は非常に少なく、個人対応が99%と言っても過言ではない。

このような環境で仕事を進めるためには、個人の繋がり、具体的には個人のWhatsAppを集める必要がある。これを何とか仕組み化できないかと考え続けた結果、最初は現地スタッフに任せて面会のたびにWhatsAppを聞き、職歴や職位、組織名をデータベース化するよう指示していた。しかしスタッフによって対応が異なり、電話番号と名前、組織とポジションを緻密にデータベース化することはできなかった。できるスタッフがいる会社であれば問題ないが、私の働いている環境ではそれがうまくいかなかった。

スタッフの能力以上に、これは文化的な要素があると考えている。WhatsAppで個人的な繋がりがある人は、その人も個人的な繋がりで仕事をしており、個人的に抱えているデータベースを組織に共有するという概念がそもそも存在しない。感覚として、組織としてデータベースを作る仕組みが作りにくい事情があったのだと思う。

この2年間でうまくいっていると感じる方法は、あくまで私個人が関係者のWhatsAppを集めることである。そのために私が主催する会議、組織として主催する会議では必ずカメラマンを雇うようにしている。これは広報活動にも使用でき、資金提供者である外国政府に対するレポーティングの際にも写真を活用できる。

それだけでなく、半日の会議でたくさんの写真を撮影してもらうことにより、それぞれの参加者に渡すことができる写真が手元に生まれる。会議が終わると主要な参加者とその場でWhatsAppを交換する。WhatsAppを持っていなかった参加者についても、よく参加してくれる人については同僚を通じて「この人のWhatsAppをください」ということで連絡先を入手する。顔写真が手元にあるため、同僚に写真を送ってその人のWhatsAppを依頼することができる。この作業を会議の翌日頃には自分で行うようにしている。

非常に時間はかかるが、これが有効な方法である。私自身も名前を一致させることができ、スマートフォンの連絡先レコードにもなる。その後何をするかというと、参加してくれた人でWhatsAppを交換した人、それからよく見かける人たちには「昨日は来てくれてありがとう」という言葉を添えて写真を送るようにしている。

個別に送ることで、会議のサイズによって20人から30人になることもあるが、この一言を添えて写真をそれぞれ個別に送ることで、それぞれと個人的な繋がりができるという感覚が非常に強い。これを2年間続けており、非常に有効であると感じている。このように送ることで相手から「次にこういう会議があるのだが」という声がかかったり、「こういう機会があるのだが」という声をかけてもらうことも増えてきている。

WhatsAppの履歴に相手の写真が残ることで、相手の顔とメッセージが一致し、次回「この人は誰だったか」ということもなくなる。顔と名前が一致しないのが私の最大の問題で、顔は覚えられるが名前と一致させることが困難であった。このような作業を繰り返すことで、人の顔と名前も覚えられ、相手とのWhatsAppやり取りの口実も作ることができる。写真を介することにより、非常に有効に活用させてもらっている。

これを仕組み化と言えるかは分からないが、会議を主催するたびにカメラマンに半日入ってもらい写真をたくさん撮影してもらう。そしてDropboxやGoogle Driveで全体共有するのではなく、私からフォルダーから1枚ずつWhatsAppに送っていく作業を地道に行っている。時間がある限りこれを続けたいと考えている。

私の連絡帳にはこの2年間でおそらく300人から400人が新規追加されており、その中のほとんどの人と年に1度程度はやり取りをしている状況である。時々全く覚えていないような人から連絡が来ることもあるが、そのような場合も以前にどこの会議で会った人かメモを加えたり、写真を送った履歴が残っていたりするため、その時に思い出すきっかけにもなっている。これは非常に有効な人脈を作るための仕組みとして、実践的に準備し続けている作業である。

※この記事は、AIが筆者のポッドキャストを文字起こし・執筆し、筆者が編集したものです。

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